Een succesvolle contentmigratie, zo pak je het aan

Contentmigratie, wat is dat?

Een contentmigratie is letterlijk het verhuizen van de content van site A naar site B. Een professioneel en efficiënt uitgevoerde migratie kost tijd en geld. De complexiteit van een contentmigratie is afhankelijk van het aantal contenttypes waar de site gebruik van maakt. Denk aan interviews, nieuwsberichten, blogs of kalenderitems. Ieder met zijn eigen functie, opmaak en techniek.

Het overzetten van content kan handmatig of geautomatiseerd. Of een automatische contentmigratie tot de mogelijkheden behoort, zal blijken uit een vooronderzoek. Als je de mogelijkheid hebt en je kiest voor automatisch wordt alle content digitaal ingeladen. Omdat dit sneller gaat, lijkt dit de beste keuze. Maar als de huidige content herschreven moet worden of als je kiest voor een nieuwe structuur kan het slimmer zijn om te kiezen voor handmatige invoer. 

Stappenplan

Elke contentmigratie is anders en vereist daarom maatwerk. Maar uiteraard wil je zo efficiënt mogelijk je content migreren naar je nieuwe CMS. Om je zo goed mogelijk op weg te helpen, hebben we een stappenplan voor je opgesteld. Waar wacht je nog op? Aan de slag!

Stap 1: Maak een plan van aanpak

Om te voorkomen dat het een rommeltje wordt, moet de basis goed zijn. Stel vast wat het doel is van de contentmigratie en aan welke eisen de nieuwe site of de content minimaal moet voldoen. Bedenk en beschrijf hoe het project eruit gaat zien. Een uitgebreide inventarisatie kan je veel werk besparen. Daarnaast kun je door vooraf keuzes te maken in een latere fase eenvoudig beoordelen of je nog op de juiste weg zit.

Stap 2: Stel een projectteam samen

Bij het overgaan naar een nieuwe site komen veel verschillende werkzaamheden kijken. Stel daarom een projectteam samen met experts zoals webbouwers, communicatieadviseurs en webredacteuren. Iedereen kan vanuit zijn vakgebied meedenken. Oplossingen worden zo sneller gevonden en ook eventuele problemen komen sneller boven tafel. Zorg dat je onderling heldere afspraken maakt over het eindresultaat en de globale tijdsplanning. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

Stap 3: Analyseer de content

Het begint allemaal met een inventarisatie van de huidige content. Is deze nog relevant en up to date? Kijk hierbij ook naar hoe vaak en hoe lang de pagina’s op je huidige site bezocht worden. Zo krijg je inzicht in welke pagina’s goed scoren en dus zeker mee moeten naar de nieuwe site. Maar staar je niet blind op de cijfers want een pagina kan ook minder goed bezocht worden doordat deze slecht vindbaar is. Onder andere op basis van deze analyse bepaal je de nieuwe navigatiestructuur en de detailplanning.

Stap 4: Test

Door middel van een test kan je zien of de pagina’s op de nieuwe site aan jouw verwachtingen voldoen. Ook kom je er nu achter of de de automatische contentmigratie gaat lukken, of dat je toch over moet gaan op een handmatige migratie. Dit kost meer tijd, dus kijk of je planning en budget nog realistisch zijn. Pas waar nodig je plannen aan. 

Stap 5: Verhuis de content

Tijd voor het echte werk; de migratie. De content wordt geplaatst in het CMS. Natuurlijk heb je vooraf je planning opgesteld maar niet alles zal altijd volgens plan verlopen, wees daarom flexibel. Tijdens de migratie blijft de huidige site natuurlijk in de lucht. Het is belangrijk dat kort voor livegang er geen nieuwe content wordt ingevoerd. Het kan namelijk zijn dat dit niet wordt meegenomen naar de productie-omgeving.

Stap 6: Controleer en pas aan waar nodig

Het is bijna zover, de livegang. Check daarom goed of alles is gedaan en zet de laatste puntjes op de i voor de oplevering plaatsvindt. 

Stap 7: Vier het succes

Een belangrijk moment: de nieuwe site is live. Trek de champagne open en vier samen het succes.

Tips

Als afsluiter nog een aantal handige/praktische tips:

• Zorg voor een dedicated team met duidelijke rollen en taken.
• Betrek de organisatie, dit zorgt voor draagvlak. Hoe meer enthousiasme, hoe groter de kans dat ze echte ambassadeurs worden! 
• Zorg voor een goede voorbereiding van de grote migratie door contentrichtlijnen en handleidingen voor het CMS paraat te hebben.
• Houd tijdens de migratie een lijst van optimalisaties bij en bepaal wat je periodiek gaat meten.
• Zorg ervoor dat er redirects komen zodat de oude pagina’s doorverwijzen naar hun nieuwe versie. 
• Stel een beheerplan op waarin staat beschreven wie waar verantwoordelijk voor is. Zo zorg je er samen voor dat de content up to date blijft en het blijft voldoen aan de content richtlijnen. 

Hulp nodig?

Wil je meer weten over contentmigraties of ben je nieuwsgierig wat wij voor je kunnen betekenen? Neem dan gerust even contact met ons op via sjoerd@stuurlui.nl.